Brugerportalen synkronisering – hold elever og medarbejdere ens i alle systemer

Hvad er Brugerportalen, og hvorfor skal data videre?

STILs Brugerportal er kilden til, hvem der er elever og medarbejdere på en dansk institution, og de samme personer får deres Unilogin her. Men Office 365 eller Google Workspace kender ikke automatisk til Brugerportalen. Uden en forbindelse skal nogen selv oprette hver ny bruger, rette navne og klassetrin og fjerne dem, der er holdt op.

OpenSSO er den forbindelse. Vi henter institutionens personer fra Brugerportalen via STILs BPI-webservices (Unilogin SkoleGrunddata) og sender ændringerne videre til den udbyder, I bruger.

Hvorfor er manuel vedligehold et problem?

Når to lister skal holdes ens i hånden, glider de fra hinanden. Det rammer typisk i de samme situationer:

• Ved skoleårsskifte skal mange elever oprettes, flyttes klassetrin og fjernes samtidig.
• Medarbejdere, der er stoppet, bliver stående som aktive brugere, fordi ingen får det ryddet op.
• Licenser tildeles forkert eller glemmes, så nogen mangler adgang, mens andre optager en licens unødigt.
• Det er svært bagefter at se, hvem der ændrede hvad, og hvornår.

Sådan fungerer synkroniseringen

Hentning

OpenSSO henter altid hele det aktuelle udtræk fra Brugerportalen: fornavn, mellemnavn, efternavn, klassetrin, Unilogin-brugernavn og om personen er elev eller medarbejder.

Oprettelse og opdatering

Nye personer oprettes hos Office 365 eller Google Workspace med den licens, I har valgt til elever og medarbejdere. Er en persons oplysninger ændret siden sidst, opdateres brugeren. Uændrede personer springes over.

Sletning

En person, der ikke længere findes i udtrækket, slettes hos de forbundne udbydere. Mislykkes det, forsøges det igen ved næste synkronisering.

Sporbarhed

Synkroniseringen startes med ét klik, og for hver ændring kan I se, hvad der blev hentet, hvilken beslutning det førte til, og hvordan kaldet til udbyderen gik.

Unilogin og Office 365 · Unilogin og Google Workspace

Datasikkerhed og GDPR

En medarbejder hos jer med MitID Erhverv skal godkende OpenSSOs adgang til Brugerportalen på tilslutning.stil.dk, før noget hentes. Personnavne og klassetrin gemmes først, når institutionen har givet GDPR-samtykke, og aftalen om databehandling underskrives direkte i OpenSSO.

Login til OpenSSO kræver totrinsgodkendelse og understøtter passkeys. Driften foregår hos Hetzner i Tyskland og Finland, og kommunikationen er krypteret.

Sikkerhed og drift · Priser

Kom i gang

Vi opretter jeres institution ved at slå institutionsnummeret op i institutionsregisteret, I underskriver databehandleraftalen, godkender adgangen hos STIL og forbinder Office 365 eller Google Workspace. Så er I klar til den første synkronisering.

Ofte stillede spørgsmål