Unilogin og Google Workspace – automatisk oprettelse, opdatering og sletning af brugere
Med OpenSSO holder I Google Workspace opdateret ud fra STILs Brugerportal, så it-ansvarlige på skoler og i kommuner slipper for at oprette og rydde op i elever og medarbejdere i hånden.
Fra Brugerportalen til Google Workspace uden manuelt arbejde
Når nye elever starter, og andre forlader skolen, skal Google Workspace følge med. OpenSSO henter institutionens personer fra STILs Brugerportal (Unilogin SkoleGrunddata via BPI-webservices) og sørger for, at jeres Google Workspace-domæne afspejler dem - uden at nogen skal oprette eller slette brugere i hånden.
Fra Brugerportalen hentes fornavn, mellemnavn, efternavn, klassetrin og Unilogin-brugernavn, og om personen er elev eller medarbejder. Det er grundlaget for, at brugerne oprettes, opdateres og slettes i Google Workspace.
Det sker der med elever og medarbejdere
Automatisk oprettelse
En person, der er ny i Brugerportalen, oprettes som bruger i Google Workspace med Unilogin-brugernavnet foran jeres domæne som e-mailadresse og med den licens, I har valgt til elever eller medarbejdere.
Automatisk opdatering
OpenSSO sammenligner med sidste hentning. Er en persons oplysninger ændret i Brugerportalen, opdateres brugeren i Google Workspace. Uændrede personer røres ikke.
Automatisk sletning
OpenSSO henter altid hele det aktuelle udtræk, så en person, der ikke længere findes i Brugerportalen, opdages ved fraværet og slettes i Google Workspace. Lykkes det ikke, prøves igen ved næste synkronisering.
Licenstildeling
Elever og medarbejdere kan have hver sin Google Workspace-licens. Den tildeles automatisk, når brugeren oprettes.
Sådan forbindes Google Workspace
Forbindelsen bruger Googles Admin SDK og en servicekonto med domænedækkende delegering, som I selv opretter og godkender i Google Workspace-administrationen. I angiver servicekontoens nøgle, en administrator-e-mail, jeres domæne og licenserne til elever og medarbejdere. OpenSSO validerer forbindelsen, før den tages i brug.
Forbindelsen kan begrænses til kun elever, kun medarbejdere eller begge. En institution kan også have både Google Workspace og Office 365 forbundet på samme tid.
Office 365 i stedet · Synkronisering fra Brugerportalen generelt
Overblik, sporbarhed og sikkerhed
Synkroniseringen startes med ét klik i OpenSSO. Bagefter kan I følge hele kæden: hvad der blev hentet i Brugerportalen, hvilken beslutning det førte til, og hvordan kaldet til Google Workspace gik.
Personnavne og klassetrin gemmes først, når institutionen har givet GDPR-samtykke. Login til OpenSSO kræver totrinsgodkendelse og understøtter passkeys, og adgangen er rollebaseret. Driften foregår hos Hetzner i Tyskland og Finland, og al kommunikation er krypteret. Læs mere under sikkerhed og drift.
Opstart
Vi opretter institutionen, I underskriver databehandleraftalen i OpenSSO, og en medarbejder med MitID Erhverv godkender OpenSSOs adgang til Brugerportalen på tilslutning.stil.dk. Derefter forbinder I Google Workspace og starter den første synkronisering.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad gør OpenSSO mellem Unilogin og Google Workspace?
OpenSSO henter elever og medarbejdere fra STILs Brugerportal og opretter, opdaterer og sletter tilsvarende brugere i jeres Google Workspace. Licenser tildeles automatisk ud fra, om personen er elev eller medarbejder.
Hvad bliver e-mailadressen i Google Workspace?
Adressen bygges af personens Unilogin-brugernavn efterfulgt af det domæne, I har angivet ved forbindelsen til Google Workspace.
Hvad sker der, når en elev eller medarbejder forlader institutionen?
Personen forsvinder fra udtrækket fra Brugerportalen. Ved næste synkronisering opdager OpenSSO det og sletter brugeren i Google Workspace. Forløbet kan ses i historikken.
Hvad skal vi selv opsætte i Google Workspace?
I skal oprette en servicekonto med domænedækkende delegering og angive en administrator-e-mail. En medarbejder med MitID Erhverv skal desuden godkende OpenSSOs adgang til jeres data i Brugerportalen hos STIL.
Kan vi bruge både Google Workspace og Office 365?
Ja. En institution kan have begge udbydere forbundet samtidig, og hver forbindelse kan afgrænses til elever, medarbejdere eller begge.
Hvad koster det?
Prisen er en tilslutningsafgift fra 15.000 kr. pr. institution og en løbende licens fra 150 kr. pr. måned pr. institution, ekskl. moms. Se prissiden for de fulde betingelser.
Klar til at komme i gang?
Fortæl os lidt om jeres institution, så aftaler vi tidsplanen for jeres opstart. Priserne finder I på prissiden.